Arqueo de Caja y valores - Teórico

Introducción

El capítulo de Efectivo y equivalentes de efectivo, según el decreto 291/14 pertenece al Activo Corriente y es el que tiene la mayor liquidez.

Liquidez se refiere a aquellos fondos con rápida convertibilidad a dinero, certeza de su valor y efectividad para cancelar obligaciones.

Ejemplos de ellos son las cuentas de caja en moneda nacional y extranjera o las cuentas corrientes bancarias, cheques diferidos a cobrar o conformes a cobrar (estos dos últimos pueden ser endosados a terceros y también descontados en Bancos).

No se incluyen en el capítulo Efectivo del activo Corriente los rubros de cuentas bancarias como los depósitos a plazo fijo o cajas de ahorro con limitaciones para su retiro (pertenecen a Equivalentes de Efectivo).

¿Qué es un Arqueo en general?

Es un procedimiento de control que se puede aplicar a rubros que representan fondos.

Eventualmente dará lugar a la realización de ajustes, llamados ajustes a la realidad, porque se compara el saldo real de los fondos arqueados, con la contabilidad. Siempre debe primar el concepto de realidad dentro de la contabilidad.

Los fondos son valores que están disponibles para cancelar obligaciones en forma inmediata o se pueden utilizar en consecuencia como medio de pago tales como: efectivo y cheques de terceros al cobro o diferidos, moneda extranjera, conformes a cobrar o cualquier valor de similares características.

El arqueo en general es un procedimiento que consiste en comparar los fondos sujetos a arqueo con su existencia real o fondos arqueados y de esta manera estar seguros de la existencia y corrección de los saldos que representan.

El procedimiento permite ser la base de control para ajustar los saldos contables de esos rubros a la realidad.

Podemos tener entonces Arqueos de Caja, Arqueos de monedas extranjeras, Arqueos de Cheques Diferidos a Cobrar o Arqueos de Conformes a Cobrar o, según la metodología de registración que utilice una empresa Arqueos de Fondos Fijos (o también llamadas Cajas Chicas) y Arqueos de Cobranzas a Depositar.

Arqueo de Caja o de Fondo Fijo

Introducción

La Caja es el Activo de la empresa de mayor liquidez por lo que está expuesto a robos y fraudes.

Se define el rubro Caja como el rubro de mayor liquidez está relacionado con efectivo (moneda y billetes) y cheques de terceros a cobrar del día; estos último se consideran que pueden cobrarse en el día o depositarse en la cuenta corriente bancaria. 

Es posible utilizar también los cheques (del día o diferidos) como medios de pago ya que el procedimiento de endoso es posible transferir el derecho de cobro del beneficiario del cheque a otra persona física o jurídica. 

Con la finalidad de evitarlos y mantener un adecuado control de los fondos, se estableció un procedimiento que proporciona un control adecuado sobre la Caja llamado "Arqueo de Caja". 

Definición: 

El Arqueo de Caja es un procedimiento cuyo objetivo es determinar si existe alguna diferencia entre el saldo contable con los fondos reales en poder de la empresa en un momento determinado.

Es un procedimiento "ocular" para verificar el dinero que se encuentra en poder de la empresa.

Tipos de Arqueo: 

La actividad de arqueo es una actividad de control en donde verificamos la realidad con los registros contables y documentos respaldatorios.

En general los controles cumplen distintas finalidades y pueden ser algunos preventivos, otros que se realizan concomitantemente a las actividades y otro posterior, para verificar que lo que se hizo se realizó correctamente.

Hay tres tipos que cumplen diferentes funciones según la finalidad perseguida:

·         Arqueo Sorpresivo. Se utiliza para detectar fraudes y errores contables o simplemente para verificar el orden en el área de Caja y que se estén cumpliendo rutinariamente los procedimientos relativos a valores.

·         Arqueos de Rutina. Se utilizan para verificar los saldos en el día a día. Puede participar otra persona además del cajero o no. Lo normal es que cajero lo realice y lo archive para un control posterior por parte del sector Tesorería o Contabilidad, según como se organice la empresa.

·         Arqueo de fin de ejercicio. Se utiliza para analizar la corrección de saldos contables a fecha de balance. En esta oportunidad participan el Cajero, el área de Supervisión del Cajero (Tesorería, Contabilidad) y cuando corresponde, los auditores internos o externos.

 

Nota: un aspecto importante es que normalmente, no en casos extraordinarios como en fraudes o robos, por ejemplo, el Cajero es la única persona que debe manejar los valores en custodia; los demás actores que participen en un procedimiento de arqueo se deberían limitarse a observar el procedimiento porque la responsabilidad de los fondos a ser arqueados es exclusivamente del cajero por aspectos de control interno. 

Componentes del Acta de Arqueo de Caja

Importante: Se define el rubro Caja como el que está compuesto de Efectivo (monedas y billetes) y Cheques de terceros del día o aquellos cheques diferidos que vencieron y fueron contabilizados en el rubro caja al vencimiento (o sea que tienen la misma condición que los cheques de terceros del día).

Los cheques de terceros del día son aquellos recibidos de los deudores como pago de algún tipo de cuenta a cobrar o simplemente emitidos por alguien a favor de la empresa.

Observación: En algunas empresas puede tomarse como criterio el de incluir en la caja también la moneda extranjera (dólares, euros, libras, etc.) pero lo usual es tener un rubro para cada uno de ellos (Caja dólares, Caja euros, etc.). Si este fuera el caso (no recomendable excepto en casos excepcionales) se debe considerar la moneda extranjera dentro de la caja moneda nacional.

a) Fondos sujetos a arqueo. Está compuesto por el saldo de la cuenta según comprobantes contabilizados (o sea el saldo de caja al inicio del día o del día anterior, lo que es lo mismo) más comprobantes de  entradas de caja no contabilizadas y comprobantes de salida de caja no contabilizados (gastos, depósitos, vales, etc.).

Observación: El cajero lleva un control del saldo de caja día a día, pero puede pasar que la contabilidad no se encuentre al día por alguna razón. Esto requiere que exista una buena coordinación entre el departamento de contabilidad y el de Tesorería o finanzas o directamente el Cajero. Lo aconsejable es tomar el saldo del cajero de inicio del día para verificar los saldos del rubro arqueado, pero luego debe verificarse con la contabilidad que los saldos sean los correctos.

O sea, el saldo contable de Caja del día anterior más comprobantes de ingresos de caja y menos comprobantes de egresos de caja debe ser el saldo final del día

En cada caso los fondos sujetos a arqueo son el saldo de dicho rubro más y menos comprobantes de ingresos y egresos de ese tipo de fondos. 

Observación: En empresas grandes, por una cuestión de practicidad, existe un Cajero pagador, encargado solamente de pagos y otro Cajero Cobrador, encargado solamente de cobranzas. En esos casos se debe realizar un acta de arqueo para cada uno.

b) Fondos arqueados. Está compuesto por los elementos representativos de fondos (para el caso de la Caja: efectivo y cheques de terceros al cobro y eventualmente cheques diferidos vencidos y contabilizados en caja)

Nota: Si el Cajero o Tesorero quien es el custodio de los fondos y mantiene más de un tipo de fondos bajo su control, se deben hacer procedimientos independientes de arqueo de conformes a cobrar, cheques diferidos a cobrar, moneda extranjera, etc. 

No se deben mezclar fondos con otras actas de arqueo.

c) Diferencias. Si los fondos sujetos a arqueo son mayores que los fondos arqueados diremos que estamos frente a un Faltante o Quebranto de Caja.

Si los fondos sujetos a arqueo son menores que los fondos arqueados tendremos un Sobrante de Caja.

Arqueo de otros tipos de fondos o valores

Existen otros tipos de activos que cumplen con las características de la cuenta Caja.

Con este procedimiento podemos arquear otro tipo de cuentas como:

-   Cheques Diferidos a Cobrar

-   Conformes a Cobrar

-   Moneda extranjera, etc.

Cada uno de estos fondos amerita un procedimiento independiente

Procedimientos para realizar un arqueo

Cada procedimiento debe tener un acta de arqueo.

1) Lo primero que hay que realizar es separar por un lado los Fondos Sujetos a Arqueo de los Fondos Arqueados.

2) Dentro de los fondos sujetos a arqueo se deben incluir:

 

   a) El saldo de fondos del día anterior (o sea el saldo contable con el que inicio el día)

   b) Los comprobantes relacionados con movimientos de los fondos sujetos a arqueo:

     Por ejemplo, si estamos controlando la caja habrá:

Comprobantes de salidas de caja, como por ejemplo: depósitos de efectivo y cheques del día, recibos de pago a proveedores, comprobantes por compras con boletas al contado, vales de egresos de caja, etc.

Comprobantes de ingresos de caja, como por ejemplo recibos de cobro a deudores, boletas de venta al contado, vales de ingresos de caja, etc.

 

En resumen, aquí va el saldo de caja del inicio del día y los comprobantes de entrada y salida de caja.

3) Dentro de los fondos arqueados solamente se detallarán los valores, en el caso del Arqueo de Caja irán el Efectivo y los Cheques de Terceros del día y cheques diferidos vencidos y contabilizados en caja (que están disponibles para su cobro en el día o pueden ser depositados). Estos son los fondos reales, verificables ocularmente.

En resumen, aquí solamente van valores.

4) Comparación: Luego de detallar los fondos arqueados y fondos sujetos a arqueo se deben comparar ambos saldos. 

Si existen diferencias pueden ser de dos tipos:

     a) Fondos arqueados > Fondos Sujetos a Arqueo, la diferencia es un sobrante de caja;

     b) Fondos Arqueados < Fondos Sujetos a Arqueo, la diferencia es un faltante o quebranto de caja.

Esta diferencia se debe incluir, en el acta de arqueo de caja, dentro del capítulo de Fondos sujetos a arqueo.

5)  Ajustes: Corresponde realizar al final los ajustes para reflejar en la contabilidad el saldo real de caja y para ello debemos registrar lo que queda pendiente de registración en el acta de arqueo en los fondos sujetos a arqueo.

Deben realizarse la contabilización de:

a) los comprobantes del día (de ingresos y  egresos de caja)

b) registrar la diferencia de caja, si existiera.

Notas importantes: 

En poder del Cajero puede haber otros comprobantes y fondos considerados valores posibles de ser arqueados, pero no deben formar parte del arqueo de caja. Solamente interesan los comprobantes relacionados al rubro Caja (compuesta por efectivo y cheques de terceros del día)

En consecuencia: NO deben considerarse en el acta de arqueo de caja:

·         Cheques para pagar a acreedores (Porque estos se reflejan en la cuenta Banco)

·         Cheques diferidos de terceros (porque no son caja; son cheques diferidos a cobrar)

·         Conformes a cobrar (forman parte de la cuenta Conformes a cobrar y no de la cuenta caja)

·         Moneda extranjera, si estamos arqueando moneda nacional, porque la Caja Moneda extranjera es pasible de otro arqueo independiente.

Aclaraciones finales:

Los mismos conceptos que se aplican para el arqueo de caja se pueden utilizar para la realización de otros tipos de arqueo como ser los de moneda extranjera, cobranzas a depositar, cheques diferidos a cobrar, conformes a cobrar, etc.