PROCESO CONTABLE
El sistema contable resulta útil para la
toma de decisiones de la empresa y de los terceros que interactúan con ella
cuando sirve como base para la presentación de buenos informes internos y
externos relacionados con el patrimonio y su evolución.
La presentación de esos informes
constituye la culminación del proceso contable.
Los informes contables para uso externo
son llamados Estados Financieros.
En la etapa final del proceso, previa a la preparación de estos es conveniente asegurarse de que se dan las condiciones para que la situación patrimonial y los resultados del período se puedan determinar con la mayor exactitud que sea posible.
Con tal fin se sugiere seguir los
siguientes pasos:
1)
Realizar
comprobaciones aritméticas de las registraciones contables.
2)
Analizar
conceptualmente los saldos presentados en el Balance de Saldos.
3)
Preparar
los Asientos de Ajuste que sean necesarios, registrarlos en el Libro Diario y
luego pasarlos al Libro Mayor.
DEFINICIÓN DE AJUSTE
Es el procedimiento
de Teneduría de Libros que busca adecuar la Contabilidad a la realidad
y al ejercicio
económico considerado.
Los ajustes, de acuerdo con el motivo que
determina su realización, pueden dividirse en 2 grandes grupos:
a)
Ajustes
por consideración de la realidad y
b)
Ajustes
por consideración del ejercicio económico.
A. AJUSTES POR CONSIDERACIÓN DE LA REALIDAD
Confrontados los saldos con la realidad,
surgen dos tipos de ajustes:
a)
Corrección
de errores de registración
b)
Corrección
de valores.
a) CORRECCIÓN DE ERRORES DE REGISTRACIÓN
El ajuste en estos casos es un
procedimiento contable que tiene por objeto corregir:
·
la
omisión,
·
el
error efectuado o exponer correctamente el rubro.
En caso de haberse omitido la registración
de alguna operación, el ajuste consiste en realizar la registración omitida a
fecha de balance.
En caso de haberse detectado un error, el
asiento de ajuste a realizar resulta de la comparación de:
i.
El
asiento registrado y
ii.
El
asiento que debió haberse registrado.
En el caso de que haya que mejorar la
exposición del rubro lo que vamos a hacer es “mostrar “ el rubro de forma que
sea mejor interpretado por los usuarios de la información contable.
b) CORRECCIÓN DE VALORES
El Estado de Situación Patrimonial debe
reflejar fielmente la situación del patrimonio a la fecha del cierre del
ejercicio económico.
Para ello es necesario ajustar los saldos
de las cuentas de manera que reflejen la realidad, es decir, a fecha de balance
es necesario confrontar los saldos de las cuentas con la realidad.
Los saldos al cierre del ejercicio indican
las existencias patrimoniales que la empresa tiene de acuerdo con las
operaciones comerciales realizadas.
Pero a fecha de Balance se deben efectuar procedimientos
de control como los arqueos, conciliaciones, inventarios, entre otros, que
permitan determinar si dichos saldos al cierre reflejan fielmente la realidad.
De esta manera surgen ajustes relacionados
con los saldos de: Caja, Deudores por ventas y Documentos, Acreedores por
compras, Mercaderías, Bienes de uso y otros rubros.
B.
AJUSTES
POR CONSIDERACIÓN DEL EJERCICIO ECONÓMICO
En la
comparación de la contabilidad con la realidad, pueden surgir diferencias por
problemas de devengamiento o diferimiento.
Criterio de lo devengado
El criterio
de lo devengado sostiene que las ganancias
y pérdidas deben ser asignadas al ejercicio económico en el cual se produjo
el hecho sustancial que las generó, sin tener en cuenta para esa asignación, en
qué momento se produjo el cobro o pago de los importes correspondientes.
Lo que
sustenta este criterio es que deben considerarse todos los ingresos y gastos
que corresponden al ejercicio económico y sólo los que corresponden al mismo.
Ajuste de cuentas diferenciales
Al momento
del cierre del ejercicio, es decir a fecha de balance existen hechos económicos
que originan pérdidas o ganancias que
parte se han devengado en el ejercicio y otra parte lo hará en el ejercicio
siguiente, esto se puede apreciar en los casos de: a) Intereses a cobrar o a
pagar; b) seguros pagados por adelantado cuyas pólizas abarcan más de un
período contable; c) impuestos devengados pero cuyo pago aún no es exigible; d)
Alquileres y comisiones devengados; etc.
La finalidad
de este tipo de ajustes de cuentas diferenciales es que cada ejercicio
económico se vea afectado con la totalidad de los resultados que le
corresponden independientemente del momento que ocurra su pago o cobranza, pero
además y al mismo tiempo que cada ejercicio no se vea afectado más que por los
resultados que le corresponden.
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