Ajustes de Cuentas a Cobrar - Teórico

Ajustes de Cuentas a Cobrar

Por cuentas a cobrar entendemos en este contexto a aquellos rubros que tiene origen en una operación a crédito, o sea que nacen de una factura a crédito; tal es el caso de los Deudores por Ventas.

También se asimilan a cuentas a cobrar a aquellos rubros relacionados a Deudores por Ventas como Cheques diferidos a cobrar o Conformes a cobrar o rubros de similares características.

Existe un cierto grado de incertidumbre en cuanto a su cobro o sea que estos rubros tienen una probabilidad de cobro inferior al cien por ciento por distintas razones.

Las razones que pueden ocasionar que los créditos no se cobren pueden ser varias: deudores que entran en procesos de Quiebra o Liquidación, los Concordatos y Concursos, la morosidad que ocasiona que la empresa deba accionar procedimientos de gestión judicial de cobro, etc.

Lo más usual es que las empresas que llevan una contabilidad manual, además de llevar una contabilidad de las cuentas a cobrar, se auxilie para tener un control de cada uno de sus deudores a través de Fichas Auxiliares, llamados también de Estados de Cuenta. Cada Deudor tiene su Ficha.

En una situación normal, la suma de los saldos de las Fichas Auxiliares de Cuentas a Cobrar debe ser igual a la Suma de los rubros de cuentas a Cobrar.

En una empresa que lleva una contabilidad en forma informática el proceso se realiza automáticamente y la administración de las Cuentas a Cobrar está integrada para la contabilidad, como para los estados de cuentas de cada deudor.

Origen de los rubros de cuentas a cobrar:

La primera cuenta a cobrar que registramos es cuando se realiza una venta a crédito con una factura crédito.

Su registración es la siguiente:

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Deudores por ventas

                               Ventas

                               IVA Ventas

Factura

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Si el Deudor paga su deuda se registra el siguiente asiento y se extingue la deuda o parte de ella:

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Caja

                               Deudores por ventas

Recibo

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En algunas situaciones el deudor puede pagar la deuda en cuenta abierta con Cheques Diferidos y entonces existe un cambio de exposición de la deuda utilizando el rubro Cheques diferidos a cobrar.

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Cheques diferidos a cobrar

                               Deudores por ventas

Recibo de Ch. Dif.

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O puede cambiar la deuda cancelando la factura con la entrega de un Conforme y por lo tanto la deuda se reclasifica exponiéndose en el rubro Conformes a Cobrar.

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Conformes a Cobrar

                               Deudores por ventas

Recibo de Conforme

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Lo que ocurre en estas situaciones es que se cambia la exposición cambiando la deuda simple (Deudores por Ventas) por una documentada (Cheques diferidos a Cobrar o Conformes a Cobrar) que tiene una mejor probabilidad de cobro ya que tanto los Cheques Diferidos como los Conformes tienen mayor ejecutividad en el proceso de cobro que las facturas por la vía judicial y por eso son preferidos para respaldar operaciones a crédito.

Otra ventaja también que tienen estos documentos es que pueden ser endosados o descontados y de esa manera pueden ser utilizados como medios de pago, aunque con una menor probabilidad de cobro, dado que depende de la situación del deudor que es el responsable del pago.
Esta característica de contingencia obliga a reflejar en la contabilidad la posibilidad de una responsabilidad frente a terceros en caso que el deudor no pague.

Situaciones Posibles

Del análisis de los créditos de la Cartera de Clientes (Cartera = Lista de clientes) pueden afectar la exposición de las cuentas a cobrar las siguientes situaciones:

a)      Deudores en gestión de cobro: esta es la situación en la que se le ha ido una cantidad de veces a cobrar al deudor pero no tuvieron éxito. La empresa puede gestionar con un Abogado la gestión judicial de las cuentas a cobrar. Esta situación obliga a una reclasificación en la exposición del Deudor categorizándolo en un rubro que refleje o exponga mejor su situación, como puede ser: Deudores en Gestión.

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Deudores en Gestión

                               Deudores por Ventas

                               Cheques diferidos a cobrar

                               Conformes a cobrar

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"Deudores en Gestión" es una cuenta de activo que se clasifica junto a las cuentas de los Deudores por Ventas en el capítulo de Cuentas a Cobrar por Operaciones ordinarias.

b)      Concordatos o Concursos. Legalmente los concordatos son procedimientos legales que regulan las situaciones en las que el deudor se encuentra en dificultades para pagar, pero ofrece la posibilidad de cancelar parte de la deuda o su totalidad en un plazo mayor al habitual.

Se llaman Deudores concursales cuando el procedimiento es hecho por una persona jurídica cuyo capital está basado en acciones, como las sociedades anónimas, mientras que Deudores

Concordatarios son aquellos Deudores que son personas físicas o jurídicas que son sociedades personales, como las Sociedades de responsabilidad limitada.

Si se llega a un acuerdo entre Deudor y sus Acreedores se puede acordar una quita de parte de la deuda con un tope de 50% y/o un plazo mayor de pago.

Esta situación amerita una reclasificación de los rubros de cuentas a cobrar por otros que reflejen mejor la situación real del crédito:

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Deudores Concordatarios (o Concursales)

Quita por concordato (o concurso)

                       Deudores por ventas

                       Cheques diferidos a cobrar

                       Conformes a cobrar

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"Deudores Concordatarios" o "Deudores Concursales" son cuentas de activo que se clasifican junto a las cuentas de los Deudores por Ventas en el capítulo de Cuentas a Cobrar por Operaciones Ordinarias.

"Quita por Concordato" o "Quita por Concurso" son rubros de pérdidas que se clasifican en el Estado de Resultados en el capítulo de Gastos de Ventas.

c)       Quiebra o Liquidación. Las quiebras o liquidaciones surgen de un proceso que determina la insolvencia para cancelar sus deudas en deudor. Ante esta situación ocurren situaciones de incobrabilidad total o parcial. Un caso en el que se constatan pérdidas totales o imposibilidad de cobro total es cuando el deudor se fuga del país sin dejar bienes; a esta situación se la denomina quiebra fraudulenta y termina generalmente con pérdidas totales al ser imposible hacer el cobro de las cuentas a cobrar.

La exposición contable de la situación es la siguiente:

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Deudores incobrables

                       Deudores por ventas

                       Cheques diferidos a cobrar

                       Conformes a cobrar

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"Deudores Incobrables" es un rubro de pérdidas que se clasifica en el Estado de Resultados en el capítulo de Gastos de Ventas.

d) Anticipos de Clientes: Surgen de la situación en el que el Cliente adelanta su pago antes de que le prestemos un servicio o entreguemos mercaderías. 
En este caso se aplica el principio contable que dice que "no se pueden compensar saldos deudores (activos) con saldos acreedores (pasivos)".
En este caso el realidad el saldo del deudor es negatico, o sea que es acreedor de la empresa hasta que no cumpla la entrega de mercaderías o le presten servicios.
En este caso deberá aplicarse además una norma de exposición que refleje el principio mencionado y es que debemos extraer del activo los saldos del pasivo por adelantos de clientes.

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Deudores por ventas 

                       Anticipos de clientes

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Como esta es una norma de exposición que se aplica solamente en la presentacón de estados financieros por Balance a fin de ejercicio, se debe realizar un extorno el primer día del ejercicio siguiente:

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Anticipos de clientes

                      Deudores por ventas

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