Concepto de Rubro, Plan de cuentas, Manuales de cuentas

Concepto de Cuenta y Clasificación

Toda  la  información  recopilada  debe  estar  adecuadamente  ordenada.  
Para  lograrlo  hay  que agrupar los datos correspondientes a cada objeto a través del uso de cuentas.

Definición de Cuenta o también llamado Rubro Contable: 

Se llama cuenta a un conjunto de anotaciones relacionadas con un mismo objeto. 

Las cuentas son agrupaciones de elementos homogéneos del Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos y Gastos.

Para cada grupo de elementos homogéneos dentro del Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos  y Gastos se utiliza una cuenta. 

La incidencia patrimonial de los distintos hechos administrativos se registran en cuentas. Sirven para registrar los hechos económicos: aquellos que afectan de forma cuantitativa o cualitativamente en la aecuación patrimonial.

Es conveniente  contar con una cantidad suficientemente numerosa de cuentas a los efectos de obtener información razonablemente detallada sobre el patrimonio y su evolución.

La cantidad que debería utilizarse de rubros para informar la situación económico financiera depende del grado de análisis de la información que se quiera lograr y de una relación de costo-beneficio entre el valor que le pueda aportar dicha información a los tomadores de decisión en base a dicha información y el costo de obtenerla. También hay una serie de consideraciones técnicas relacionadas por el tipo de actividad y jurídicas, de tipo societario, que deben tomarse en cuenta.
Estos planes de cuenta tienen flexibilidad en cuanto a su elaboración, pero deben resumirse en los grandes grupos de cuentas establecidos.

La representación esquemática de una cuenta es una T. 

Cada sector recibe un nombre; el sector de la izquierda es el DEBE y  el sector de la derecha es el HABER.

     CUENTA    . 

Debe | Haber

      |

Debitar una cuenta es hacer una anotación en el DEBE, es decir en el sector izquierdo. 

Acreditar una cuenta es hacer una anotación en el HABER, es decir en el sector derecho. 

Saldo, es la diferencia entre anotaciones del debe y del haber

Saldo Deudor: si las anotaciones del DEBE superan a las del HABER

Saldo Acreedor: si las anotaciones del HABER superan a las del DEBE

Clasificación de los rubros o cuentas contables:

Por su función:

Representativas de elementos del patrimonio: Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos y Gastos.

Las cuentas de activo y pasivo pueden tener además las llamadas cuentas regularizadoras que se usan cuando se quiere exponer mejor la información de un rubro o facilitar comparaciones entre rubros como por ejemplo: amortizaciones acumuladas de Vehículos, para ajustar la exposición del rubro Vehículos, los intereses perdidos a vencer para ajustar la exposición de las cuentas de Deudas comerciales, etc.

De orden: Se registran en estas cuentas los bienes de terceros en posesión de la empresa y contingencias por la que no se han hecho otro tipo de registraciones contables: como Envases, documentos descontados, etc. Estas cuentas son  opcionales y pueden ser sustituidas por Cuentas Regularizadoras o Notas a los Estados Contables Financieros y que forman parte de los mismos.

De movimientos: son creadas para compilar información que es difícil obtener de otro modo o para mejoras de control interno. Ejemplos: Compras de materias primas que se crea para control y se cancela a fin de ejercicio.

Por su extensión:

Colectivas o sintéticas: Son las que surgen de agrupaciones de cuentas simples o de otras colectivas, como por ejemplo: Activo, Propiedad, Planta y Equipos, Inventarios, Patrimonio, Pasivo, etc. Estas cuentas no se registran en asientos contables.

Simples o analíticas: Son las cuentas en las que se registran los hechos económicos, por ejemplo Caja, Mercaderías, Ventas, Costo de ventas, etc. Estas son las cuentas que reciben las imputaciones contables, son las que se utilizan en los asientos. De la suma de las cuentas simples se obtienen los saldos de las cuentas Colectivas. Por ejemplo: La suma de Caja y Bancos (cuentas simples) se obtiene el Saldo de EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO y este saldo forma parte de ACTIVO CORRIENTE. 

Por el significado de sus saldos:

Acumulativas: representan acumulaciones de importes representativos de hechos económicos, como el caso de las cuentas de ingresos y gastos, como: Ventas, Gastos de propaganda, Intereses ganados, etc.

Residuales: resultan de compensaciones de débitos y créditos, como lo son las cuentas Caja, Bancos, Mercaderías, Acreedores por compras, etc. y todas las cuentas de orden.

Introducción al concepto de plan de cuentas

Dada la importante función que cumplen las cuentas en la compilación y procesamiento de los datos del sistema contable de la empresa, es imprescindible contar con una lista de las cuentas ordenadas metódicamente para sistematizar las registraciones contables y reflejar los efectos de los hechos y operaciones que afectan al ente. A dicha lista le llamamos Plan de Cuentas.

Las cuentas no pueden  ser utilizadas sin ningún plan determinado, debiendo crearse las que sean necesarias en la medida en que se vayan realizando las operaciones comerciales.

Los objetivos contables modernos obligan a esbozar, antes de las registraciones contables, un plan de rubros o cuentas que ofrece numerosas ventajas prácticas.

Con este propósito es necesario tenerse en cuenta una serie de aspectos para su elaboración, entre ellos:

El tipo de empresa de que se trate, las características del negocio (industrial, comercial, de servicios, etc.
La naturaleza jurídica (Unipersonal, Sociedad de Responsabilidad Limitada, Sociedad Anónima, etc.)
Tamaño y necesidades de control que este implica (Pequeña empresa, gran empresa, etc.)

Un buen Plan de Cuentas debe reunir las siguientes características:

·         Elección previa de un criterio para su organización

·         Flexibilidad suficiente para permitir la incorporación de nuevas cuentas

·         Homogeneidad en los agrupamientos practicados

·         Claridad en la terminología utilizada

¿Quién elabora el plan de cuentas?

Es la propia Empresa, donde se definen claramente las cuentas.

Comprende  el  plan  que  indica  cuales  cuentas  deben  existir  para  permitir  una  elaboración sistemática del material numérico que es la finalidad de la Contabilidad.

Existen algunos tipos de empresas que están bajo contralor gubernamental que tienen un plan de cuentas básico como modelo como por ejemplo: 
    los organismos del Estado, 
    las Mutualistas para los balances que se presentan al MSP, 
    las Filiales de empresas extranjeras que rinden cuentas a las Casas Matrices, 
    etc.

Esto se exige por una razón de Uniformidad principalmente, para poder planificar, registrar y presentar la información de modo que sea fácilmente comprendido por los usuarios externos de la misma.

Para que un grupo de cuentas reciba el nombre de Plan de Cuentas, debe cumplirse como condición básica que éstas estén  ordenadas  sistemáticamente.  

Resumiendo: el  Plan  de  Cuentas  es  un  ordenamiento metódico de todas las cuentas de las que se sirve el sistema de procesamiento contable para lograr sus fines.

Concepto de Manual de Cuentas

Los manuales contienen las indicaciones precisas sobre la operatividad de cada cuenta, con indicaciones no sólo de la utilización de las mismas, sino también del límite dentro de los que se mueven las partidas en su imputación.

Además se dan instrucciones sobre labores administrativo contables que deben cumplir los responsables periódicamente según corresponda, lo que facilita el control interno y externo.

Es en definitiva una guía con explicaciones e instrucciones para el uso del Plan de Cuentas.

La finalidad de disponer de un plan de cuentas y su correspondiente manual es facilitar:

•               La tarea de preparación de la información contable

•               Las tareas de control

•               La imputación contable en los asientos

Aspectos a considerar en la elaboración de manuales de cuentas:

De lo anteriormente mencionado podemos resumir algunos aspectos, y podrían haber otros, a considerar para elaborar un plan de cuentas:

a) Relacionados a la organización

•              Actividad desarrollada por la organización

•              Naturaleza jurídica

•              Tamaño

b) Relacionados a la información requerida

•                       Tipos de informes que se desea preparar

•                       Grado de análisis de la información 
•                       Relacionados al procesamiento contable

•                       Diario único o diarios múltiples

•                       Medios disponibles para el procesamiento

Codificación de un plan de cuentas

Los sistemas de codificación contable pueden ser:

Alfabético: asigna códigos utilizando una o varias letras (Ej. Caja = Ca; Banco cuenta corriente pesos = BCC$, etc)

Alfanumérico: asigna códigos combinando letras y números (Ej: Banco Cta Cte pesos = BCC1, etc)

Nemotécnico: asigna códigos tratando de vincular los nombres de las cuentas al código para facilitar su memorización

Numérico: asigna números según distintos criterios:

i)              Correlativo (ejemplo: 1 = Caja; 2= Banco cuenta corriente pesos, 3 = Mercaderías, etc)

ii)             Por capítulos de cuentas (por ejemplo: Activo= 1, Pasivo= 2, Patrimonio= 3), luego dentro de cada  capítulo  y  a  medida  que  se  van  desagregando  las  cuentas,  se  va  poniendo  un  dígito adicional para cada nivel de desagregación.

Los sistemas numéricos son los más difundidos y un ejemplo del mismo es el Plan de Cuentas Tipo que presentaremos a continuación en la que se agrupan las cuentas por grandes grupos de cuentas como Activo, Pasivo, Patrimonio Neto, Ganancias y Pérdidas), clasificando a su vez los grupos en subgrupos homogéneos, considerando además el tipo de cuenta si es Resumido (o sea los Rubros que acumulan los rubros de detalle que corresponde al grupo):

Ejemplo de codificación numérica (el más ampliamente utilizado):

1.     ACTIVO

1.1.   ACTIVO CORRIENTE

1.1.1.  DISPONIBILIDADES

1.1.1.1.1. Caja

1.1.1.1.2. Banco X cuenta corriente pesos

1.1.1.1.3. Banco Y Caja de ahorros dolares

Ejemplos de plan de cuentas de una empresa comercial:

CUENTA	REPRESENTA	CLASIFICACION	SALDO
CAJA	Representa la disponibilidad en efectivo y cheques comunes recibidos de terceros	Integral de ACTIVO	deudor
BANCO C.C.	Representa la disponibilidad en la cuenta corriente bancaria	Integral de ACTIVO	deudor
INMUEBLES	Representan los bienes de uso de la empresa en inmuebles	Integral de ACTIVO	deudor
MERCADERIAS	Representa los bienes de cambio de la empresa para la ventas	Integral de ACTIVO	deudor
MAQUINARIA	Representan los bienes de uso de la empresa en maquinarias	Integral de ACTIVO	deudor
MUEBLES Y UTILES	Representan los bienes de uso de la empresa en muebles y útiles con vida útil superior al año	Integral de ACTIVO	deudor
VEHICULOS	Representan los bienes de uso de la empresa en vehículos	Integral de ACTIVO	deudor
INSTALACIONES	Representa los bienes de uso de la empresa en instalaciones	Integral de ACTIVO	deudor
DEUDORES POR VENTAS	Son los derechos simples que tenemos contra los clientes	Integral de ACTIVO	deudor
CH.DIFERIDOS A COBRAR	Son los derechos en cheques diferidos que tenemos contra los clientes	Integral de ACTIVO	deudor
IVA COMPRA	Representa el derecho que tenemos contra DGI por el IVA	Integral de ACTIVO	deudor
CONFORMES A COBRAR	Son los derechos en conformes que tenemos con los clientes	Integral de ACTIVO	deudor
ADELANTOS A PROVEEDORES	representa el derecho frente al proveedor por el pago anticipado	Integral de ACTIVO	deudor
ACREEDORES POR COMPRAS	Son las obligaciones simples que tenemos con los proveedores	Integral de PASIVO	acreedor
CHEQ. DIFERIDOS A PAGAR	Son las obligaciones en ch.diferidos que tenemos con los proveedores	Integral de PASIVO	acreedor
CONFORMES A PAGAR	Son las obligaciones en conformes que tenemos con los proveedores	PASIVO	acreedor
VALES BANCARIOS A PAGAR	Son las obligaciones en vales que tenemos con un banco por préstamos	Integral de PASIVO	acreedor
IVA VENTAS	Representa la obligación que tenemos con DGI por el impto al valor agregado	Integral de PASIVO	acreedor
BPS	Representa la obligación que tenemos con el BPS por aportes patronales y personales de los sueldos	Integral de PASIVO	acreedor
SUELDOS A PAGAR	Representa la obligación que tiene la empresa con los sueldos de empleados aún no pagados	Integral de PASIVO	acreedor
ADELANTO A CLIENTE	Representa la obligación que se tiene frente al cliente por el anticipo a deudores por ventas	Integral de PASIVO	acreedor
GASTOS BANCARIOS	Representa la disminución del patrimonio por gastos bancarios	Diferencial de	deudor
GASTOS GENERALES	Representa la disminución del patrimonio por gastos menores	Diferencial de Pérdida	deudor
GASTOS UTE	Representa la disminución del patrimonio por gastos de luz	Diferencial de Pérdida	deudor
GASTOS OSE	Representa la disminución del patrimonio por gastos de agua	Diferencial de Pérdida	deudor
GASTOS ANTEL	Representa la disminución del patrimonio por gastos teléfono	Diferencial de Pérdida	deudor
GASTOS IMM	Representa la disminución del patrimonio por gastos municipales	Diferencial de Pérdida	deudor
INTERESES PERDIDOS	Representa la disminución del patrimonio por intereses que se nos cobra por financiación	Diferencial de Pérdida	deudor
DESCUENTOS CONCEDIDOS	Representa la disminución del patrimonio por descuentos realizados a nuestros clientes	Diferencial de Pérdida	deudor
SEGUROS	Representa la disminución del patrimonio por los seguros de la empresa	Diferencial de Pérdida	deudor
SUELDOS	Representa la disminución del patrimonio por los sueldos de los empleados	Diferencial de Pérdida	deudor
LEYES SOCIALES	Representa la disminución del patrimonio por los aportes patronales de los sueldos	Diferencial de Pérdida	deudor
ALQUILERES PERDIDOS	Representa la disminución del patrimonio por el pago de arrendamientos que se hacen	Diferencial de Pérdida	deudor
COSTO DE VENTAS	Representa la disminución del patrimonio por el costo que tuvo la mercadería que estamos vendiendo	Diferencial de Pérdida	deudor
INTERESES GANADOS (COMISIONES)	Representa el aumento del patrimonio por intereses por finan- ciación por otras razones que cobramos	Diferencial de Ganancias	acreedor
ALQUILERES GANADOS	Representa el aumento del patrimonio por alquileres que nos hacen	Diferencial de Ganancia	acreedor
DESCUENTOS OBTENIDOS	Representa el aumento del patrimonio por descuentos que nos hacen los proveedores	Diferencial de Ganancia	acreedor
VENTAS	Representa el aumento del patrimonio por la ventas que hacemos	Diferencial de Ganancia	acreedor

La clasificación de cuentas en Integral y Diferencial se refiere a que las Integrales son las cuentas que componen el Estado de Situación Financiero y las Diferenciales son aquellas cuyos rubros integran el Estado de Resultados. 

Ejemplos de planes de cuentas específicos:
Empresa agropecuaria: https://www.solocontabilidad.com/contenido/plan-de-cuentas-aplicado-la-produccion-ganadera

Manuales de Cuentas:

Se denomina Manual de Cuentas contables al documento contable que describe claramente la naturaleza de las cuentas y su funcionamiento.

Cuando nos referimos a la naturaleza de las cuentas, incluimos los siguientes componentes:

Código

Título de la cuenta

Concepto de la cuenta,

Movimiento de la cuenta

Saldo que debe presentar

Exposición en estados financieros

Ejemplo: A continuación se muestra una posible descripción del rubro Banco cuenta corriente en el contexto de un manual de cuentas.

Cuenta: Banco cuenta corriente moneda nacional

Código: 11102

Concepto de cuenta: Representa la disponibilidad en la cuenta corriente bancaria.

Movimiento de la cuenta: 

Aumenta por débito por los depósitos bancarios, créditos bancarios por acreditación de liquido de préstamos bancarios, acreditación de intereses ganados.

Disminuye por acreditación de pagos de cheques, intereses y gastos bancarios acordados por contrato, transferencias bancarias a otras cuantas bancarias.

Saldo que debe representar: deudor

Exposición en estados financieros: . es una cuenta de integral de ACTIVO del Capítulo EFECTIVO.

Bibliografía:

Apuntes del CCEA – FCEA.

Contabilidad básica: Enrique Fowler Newton cap 5, 6

Contabilidad General. Rosendorff. Cap 3